Privacy statement De Hoofdzaak

De Hoofdzaak neemt jouw privacy zeer serieus en zal informatie over jou op een veilige manier verwerken en gebruiken. In dit Privacy Statement leggen wij je uit welke gegevens wij verwerken, en met welk doel we dat doen. Daarnaast kun je in dit Privacy Statement lezen over jouw rechten met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens. We raden je aan dit Privacy Statement aandachtig door te nemen. Voor vragen kun je altijd contact opnemen met privacy@rcodehoofdzaak.org

Wie is De Hoofdzaak? 
De Hoofdzaak is de stichting RCO De Hoofdzaak, kantoorhoudende te (1813 BH) Alkmaar aan van Mearlanstraat 8-10, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 37131069.

De Hoofdzaak is ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens de verwerkingsverantwoordelijke.

Hoe gebruikt De Hoofdzaak jouw gegevens? 
Hieronder vind je een overzicht van de doeleinden waarvoor De Hoofdzaak persoonsgegevens over jou verwerkt. Daarbij is telkens aangegeven welke gegevens De Hoofdzaak voor dat specifieke doel gebruikt, wat de juridische grondslag is om die gegevens te mogen verwerken en hoe lang de gegevens door De Hoofdzaak worden bewaard. Om het overzichtelijk te houden, hebben we alles gegroepeerd naar type gegevensstroom (dienst).

Dienstverlening, klantenbeheer en financiële administratie 

• Doeleinde:Financiële administratie
• Gegevens:Bedrijfsnaam, Factuuradres, Bankgegevens (Naam bank/IBAN/BIC),  openstaande saldo
• Grondslag: Wettelijke verplichting
• Bewaartermijn: maximaal 7 jaar

Doeleinde: Cursussen 

• Gegevens: Naam en telefoongegevens, E-mailadres, 4 cijfers postcode. Gegevens die nodig zijn om de cursus te volgen zoals huiswerkopdrachten. De contactgegevens vragen wij om contact op te kunnen nemen voor de cursus.  De postcode om geanonimiseerde verantwoording kunnen afleggen bij onze subsidieverstrekkers.
• Grondslag: Uitvoering van de inschrijving (overeenkomst)
• Bewaartermijn: Wij bewaren de gegevens tot 5 jaar na laatste contact.
  Mocht je binnen deze periode opnieuw inschrijven voor een andere cursus, kunnen deze gegevens van belang zijn.
• Cursus Herstelverhaal: Na afronding van deze cursus worden de contactgegevens gedeeld met de regiocoördinator, voor eventueel een vervolg binnen De Hoofdzaak.
  Hiervoor is de grondslag gerechtvaardigd belang.
• Cursus Zicht op Herstel in Noord-Kennemerland: voor jongeren tussen 16 en 27  worden de contactgegevens voor de cursus gedeeld met de team-coördinator voor een kennismaking. Grondslag gerechtvaardigd belang.

Doeleinde: Lotgenotengroepen 

• Gegevens: Naam- en Telefoongegevens, E-mailadres, eerste 4 cijfers van postcode. Gegevens die tijdens de bijeenkomsten genoteerd worden en door de groepsbegeleider van belang worden geacht om verslag van te doen. De contactgegevens vragen wij om contact op te kunnen nemen voor de  lotgenotengroep. De postcode om geanonimiseerde verantwoording kunnen afleggen bij onze subsidieverstrekkers.
• Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.
• Bewaartermijn:  Wij bewaren de gegevens tot 5 jaar na laatste contact.
  Mocht je binnen deze periode opnieuw deelnemen aan de groep kunnen deze gegevens van belang zijn.

Doeleinde: Cliëntondersteuning 

• Gegevens: NAW-gegevens, E-mailadres, adresgegevens alleen wanneer huisbezoek gevraagd wordt, anders alleen eerste 4 cijfers postcode.
• Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst
• Bewaartermijn: Wij bewaren de gegevens tot 5 jaar na het laatste contact.  Mocht je binnen deze periode opnieuw gebruik maken van deze dienst, kunnen de gegevens van belang zijn voor de nieuwe vraagstelling.

Doeleinde: Crisiskaart 

• Gegevens: NAWTE-gegevens, geb datum, zorgpolisnummer.
• Gegevens die je tijdens de afspraken verteld en die op het crisiskaartplan vermeld moeten worden. Telefoonnummers derden met hun toestemming, omdat ze een taak hebben op jouw crisiskaartplan.
• Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.
• Bewaartermijn: Wij bewaren de gegevens tot 5 jaar na het laatste contact. Mocht je binnen deze periode opnieuw een kaart aanvragen, kunnen deze gegevens van belang zijn.

Doeleinde: Online themabijeenkomsten

• Gegevens: Voornaam, E-mail en postcode 4 cijfers
  Grondslag: toestemming
• Doel: om je de link voor de bijeenkomst te kunnen sturen, en om te weten uit welke gemeentes de deelnemers komen.
• Bewaartermijn: tot einde bijeenkomst

 

Doeleinde: Sollicitatie 

• Gegevens: NAW, E-mailadres, Telefoonnummer
• Grondslag: Toestemming betrokken persoon Bewaartermijn: Tot 4 weken na afsluiting procedure. Dit doen wij om de procedure volledig af te ronden.

Doeleinde: Afhandeling klachten

• Gegevens: Naam, adres, telefoon  en e-mail gegevens
• Grondslag: Toestemming betrokken persoon
• Bewaartermijn: zolang als de klachtenprocedure loopt, en daarna geanonimiseerd tot april het volgende jaar voor verslaglegging.

Doeleinde: Nieuwsbrief 

• Gegevens: Naam, E-mailadres
• Grondslag: Toestemming betrokken persoon
• Bewaartermijn: Zolang als inschrijving duurt, om de nieuwsbrief te kunnen sturen.

Social Media 
Het volgen van De Hoofdzaak op Twitter, Facebook, Instagram en LinkedIn heeft consequenties voor je privacy.
Je geeft Facebook, Instagram, Twitter en LinkedIn  gelegenheid je ‘profiel’ aan te vullen met het feit dat je De Hoofdzaak volgt. Het ‘profiel’ is een verzameling gegevens over ieder van ons die Social Media, en met name Facebook en Google bijhouden voor met name advertentiedoeleinden. Zij putten daarbij uit verschillende bronnen zoals sitebezoek, locaties en telefoon- en mailcontacten. Als je reageert op Facebook- en Instagram berichten van De Hoofdzaak heeft het betreffende bedrijf inzage in je tekst. Deze gebruiken zij, of partners van hen voor profiling.

Foto’s op de website 
De foto’s op deze website houden geen verband met klanten of medewerkers van De Hoofdzaak.
Waar dit wel het geval is, hebben wij hiertoe toestemming van de klant of medewerker gekregen.

Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens? 
De Hoofdzaak heeft gegevens over jou in bezit, omdat jij die gegevens aan ons verstrekt hebt.

Wat zijn jouw rechten? 
Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming beschik je over een aantal rechten met betrekking tot jouw gegevens en de verwerking ervan:

Inzage 
Als je de persoonsgegevens wilt zien die bij De Hoofdzaak over je zijn vastgelegd, kun je een verzoek tot inzage doen, zie contactgegevens.

Wijzigen
Als je veranderingen wilt aanbrengen in de persoonsgegevens die je hebt gezien naar aanleiding van een inzageverzoek kun je een verzoek hiertoe doen bij De Hoofdzaak, zie contactgegevens waar je dat kunt doen.
Je kunt verzoeken dat De Hoofdzaak je gegevens wijzigt, verbetert, aanvult, verwijdert of afschermt.

Beperken van de verwerking
Je hebt het recht om De Hoofdzaak te verzoeken de verwerking van je persoonsgegevens te beperken. Dit houdt in dat je een verzoek kan indienen om tijdelijk niets te doen met je gegevens totdat een bezwaar of probleem met de verwerking daarvan is opgelost.

Recht van bezwaar 
Als een bepaalde verwerking op grond van het ‘gerechtvaardigd belang’ van De Hoofdzaak of een derde plaatsvindt, heb je het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking.

Gegevensoverdracht
Je hebt het recht jouw persoonsgegevens van De Hoofdzaak te verkrijgen.
De Hoofdzaak zal deze verstrekken in een gestructureerde en gangbare vorm, die op eenvoudige wijze in andere gangbare digitale systemen te openen valt. Op deze manier kun je jouw gegevens ook bij een andere aanbieder onderbrengen.

Toestemming intrekken
In alle gevallen waarin de grondslag voor een bepaalde gegevensverwerking jouw toestemming is, heb je het recht die toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij die gegevens dan niet meer mogen verwerken. Het kan zijn dat De Hoofdzaak je daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.

Reactie door De Hoofdzaak 
Een verzoek kan gestuurd worden naar privacy@rcodehoofdzaak.org.
De Hoofdzaak zal je verzoek zo snel mogelijk inwilligen en in elk geval niet later dan één (1) maand nadat De Hoofdzaak een dergelijk verzoek heeft ontvangen. Indien De Hoofdzaak je verzoek afwijst zullen wij in ons antwoord aangeven waarom het verzoek wordt afgewezen.

Ontvangers van de persoonsgegevens 
De gegevens kunnen worden doorgegeven aan:
Partijen die betrokken zijn bij de uitvoering of nakoming van een overeenkomst tussen jou en De Hoofdzaak.

Het kan zijn dat De Hoofdzaak verplicht is je gegevens te verstrekken aan een derde partij, bijvoorbeeld op grond van een wettelijke verplichting.

Wat zijn cookies en hoe gebruikt De Hoofdzaak ze? 
Wij gebruiken cookies voor statistische doeleinden en surfgedrag. Deze cookies maken geen inbreuk op je privacy.

Cookies zijn kleine stukjes (tekst)informatie die bij het bezoek van de website van De Hoofdzaak worden meegestuurd aan je browser en vervolgens op de harde schijf of in het geheugen van je computer, tablet, mobiele telefoon of ander apparaat (hierna: “Apparaat”) worden opgeslagen. De cookies die via de website van De Hoofdzaak worden geplaatst, kunnen jouw Apparaat of de bestanden die daarop opgeslagen staan niet beschadigen. Als we het over ‘cookies’ hebben, bedoelen we niet alleen deze kleine stukjes (tekst)informatie, maar ook vergelijkbare technieken waarmee informatie verzameld wordt, zoals bijvoorbeeld device fingerprinting.

Links naar andere websites van derden 
Onze internetpagina’s bevatten links naar andere websites. Dit privacy statement is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Wij raden je dan ook aan om de privacy policy van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken

Kan dit Privacy Statement worden gewijzigd? 
Dit Privacy Statement kan worden gewijzigd. Wij adviseren je daarom regelmatig het Privacy Statement na te lezen op eventuele wijzigingen.

Waar kan je terecht met klachten en vragen?
Mocht je nog vragen hebben over dit Privacy Statement en/of de wijze waarop De Hoofdzaak je gegevens gebruikt, dan kun je een e-mail sturen naar privacy@rcodehoofdzaak.org of contact opnemen via 072 5143380.
Ook als je een klacht hebt over de manier waarop De Hoofdzaak jouw gegevens verwerkt, kun je een e-mail sturen naar privacy@rcodehoofdzaak.org.

Daarnaast kun je ook altijd contact opnemen met de bevoegde nationale toezichthouder op het gebied van privacybescherming.
In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

Versie: Oktober 2022